Checklista sprzątania apartamentu po każdym gościu

Zanim zacznie się sprzątać, trzeba sprawdzić, w jakim stanie gość zostawił apartament. To moment na wychwycenie szkód, braków i rzeczy pozostawionych, zanim zatrą je środki czystości i nowy porządek.

• wejście i otwarcie okien, wywietrzenie lokalu,
• obejście wszystkich pomieszczeń i zdjęcia zastanego stanu, jeśli są szkody,
• sprawdzenie inwentarza: naczynia, sztućce, ręczniki, pilot, suszarka, żelazko,
• rzeczy pozostawione przez gościa: zabezpieczenie, zdjęcie i zgłoszenie operatorowi,
• zgłoszenie usterek: kapiący kran, niedziałające światło, uszkodzony mebel, ślady palenia.

Oględziny mają też znaczenie finansowe. Jeśli gość zniszczył wyposażenie albo zostawił lokal w stanie wymagającym dodatkowej pracy, operator potrzebuje dowodu, zanim zgłosi sprawę gościowi albo platformie rezerwacyjnej. Zdjęcie zrobione przed sprzątaniem, z godziną i numerem lokalu, jest takim dowodem. Zdjęcie zrobione po sprzątaniu niczego już nie udowodni.

Kuchnia zajmuje w apartamencie najwięcej czasu i najczęściej jest powodem skarg. Gość zagląda do lodówki, bierze kubek z szafki i otwiera zmywarkę. Każde z tych miejsc musi być czyste i puste po poprzednim gościu.

• zmywarka: rozładowana, naczynia czyste i odłożone, filtr bez resztek,
• lodówka i zamrażarka: pusta, przetarta, bez zapachu, drzwi i uszczelki czyste,
• płyta, piekarnik, mikrofalówka: bez tłuszczu i zacieków w środku i na zewnątrz,
• czajnik, ekspres, toster: opróżnione, bez kamienia i okruchów,
• zlew, bateria, blaty, fronty szafek, uchwyty,
• naczynia w szafkach: kompletne, czyste, ustawione według zdjęcia wzorcowego,
• startery: kawa, herbata, cukier, sól, płyn do naczyń, gąbka, tabletki do zmywarki,
• kosz: opróżniony, worek wymieniony, segregacja według zasad budynku.

Zwróć uwagę na miejsca, które gość widzi dopiero po kilku godzinach pobytu: wnętrze piekarnika, szufladę na sztućce, kosz pod zlewem, filtr ekspresu. To tam najczęściej zostają ślady poprzednich gości i to one pojawiają się potem w opiniach. Dobra checklista wymienia je z nazwy, zamiast ogólnego punktu „kuchnia czysta”.

Łazienka to drugie miejsce, które gość ocenia od razu. Tutaj standard musi być bezwzględny: żadnych włosów, zacieków ani zapachu.

• toaleta: w środku, na zewnątrz, deska, spłuczka i podłoga wokół,
• prysznic albo wanna: kabina, drzwi, odpływ bez włosów, fugi, bateria,
• umywalka, lustro, półki, dozowniki,
• ręczniki: komplet świeżych według liczby gości w rezerwacji, złożone według standardu,
• kosmetyki i uzupełnienia: mydło, szampon, papier toaletowy z zapasem,
• kosz, dywanik, suszarka do włosów sprawdzona,
• podłoga umyta na końcu, łazienka zostawiona sucha.

W apartamentach łazienka często jest mała i bez okna, więc wilgoć zostaje w niej dłużej. Po sprzątaniu warto zostawić włączony wentylator albo uchylone drzwi, przetrzeć do sucha kabinę i baterię, a ręczniki powiesić dopiero na końcu. Zapach stęchlizny gość poczuje od progu, nawet jeśli wszystko inne jest bez zarzutu.

W sypialni najważniejsze jest łóżko. Pościel zmienia się po każdym gościu, niezależnie od długości pobytu i tego, czy wygląda na używaną. W salonie liczy się wrażenie porządku i komplet wyposażenia.

• pościel: pełna wymiana, prześcieradło naciągnięte, poduszki ułożone według zdjęcia,
• materac i pod łóżkiem: sprawdzenie, czy nic nie zostało,
• szafy i szuflady: puste, wieszaki kompletne, przetarte półki,
• kurze: od góry do dołu, parapety, lampy, telewizor, pilot, klamki i włączniki,
• sofa: poduszki, szczeliny, rozkładana część, jeśli była używana,
• zasłony i rolety, okna bez odcisków palców,
• podłoga: odkurzanie i mycie, także pod meblami i przy krawędziach.

Pościel i ręczniki to także logistyka. Operator musi wiedzieć, ile kompletów potrzebuje na lokal, żeby jeden był na łóżku, drugi w praniu, a trzeci w zapasie. Przy braku zapasu sprzątanie staje w miejscu, bo nie ma czym powlec łóżka. Checklista może zawierać punkt o liczbie kompletów w szafie i zgłoszeniu braków, zanim staną się problemem w sobotę.

Ostatni krok decyduje o tym, czy operator wie, że lokal jest gotowy. Samo „posprzątane” nie wystarcza, gdy do zameldowania zostaje godzina, a właściciel pyta, czy może wysłać gościowi kod do drzwi.

• obejście lokalu po sprzątaniu: światła, ogrzewanie albo klimatyzacja ustawione, okna zamknięte,
• zapach: wywietrzone, bez intensywnych odświeżaczy,
• zdjęcia po sprzątaniu: łóżko, łazienka, kuchnia, salon, zawsze z tych samych ujęć,
• klucze albo kod: zgodnie z procedurą operatora, sejf zamknięty,
• brudna bielizna: spakowana i oznaczona do pralni,
• status lokalu: gotowy, z godziną zakończenia.

W Pokojowe checklista i zdjęcia są w telefonie pokojowej, a status każdego lokalu, godzina zakończenia i zdjęcia trafiają do panelu obiektu. Operator widzi na bieżąco, które lokale są gotowe, a supervisor sprawdza wyniki w raporcie jakości.

Ten krok ma znaczenie także przy sporach. Jeśli gość po zameldowaniu zgłasza, że coś było nie tak, operator porównuje zgłoszenie ze zdjęciami z godziny zakończenia sprzątania. Często wystarcza to, żeby szybko ustalić, czy problem powstał przed przyjazdem, czy już w trakcie pobytu, i odpowiedzieć gościowi rzeczowo, bez zgadywania.

Lista powyżej jest punktem wyjścia. Każdy lokal ma swoje szczegóły, a checklista jest skuteczna tylko wtedy, gdy opisuje konkretny apartament, a nie apartament w ogóle. Dobrze zrobić ją raz porządnie i aktualizować przy każdej zmianie wyposażenia.

• zdjęcie wzorcowe każdego pomieszczenia: tak ma wyglądać lokal po sprzątaniu,
• lista inwentarza z liczbami: ile talerzy, kubków, ręczników, kompletów pościeli,
• miejsca przechowywania zapasów i środków czystości,
• zasady budynku: segregacja, winda towarowa, miejsce na bieliznę,
• odrębne punkty dla lokali z balkonem, pralką, kominkiem albo sauną,
• czas na lokal, żeby planować okna check-outów.

Nie przesadzaj z długością. Lista, której nie da się przejść w realnym czasie, jest odhaczana na pamięć i przestaje działać. Lepiej mieć kilkadziesiąt konkretnych punktów, które zawsze są sprawdzane, niż dwieście, których nikt nie czyta.

Do checklisty warto dołączyć krótką instrukcję dla gościa, która zmniejsza pracę przy kolejnym sprzątaniu: gdzie wyrzucić śmieci, czy uruchomić zmywarkę przed wyjazdem, gdzie zostawić klucze. Nie przerzucaj jednak sprzątania na gościa. Lokal ma być przygotowany według standardu niezależnie od tego, w jakim stanie gość go zostawił.

Checklista rozwiązuje problem jakości, ale nie problem czasu. W apartamentach prawie wszystkie wyjazdy wypadają w tym samym oknie, na przykład od 11:00 do 15:00, a najwięcej w piątki, niedziele i długie weekendy. Operator z kilkudziesięcioma lokalami potrzebuje wtedy kilku osób naraz na kilka godzin, a w środku tygodnia prawie nikogo.

Dlatego sprzątanie apartamentów planuje się oknami, a nie etatami. Zamówienie brzmi wtedy jak zadanie, na przykład „Obsłużcie 180 check-outów w weekend”, a nie jak prośba o konkretne osoby. Jak prowadzimy to dla operatorów, opisujemy na stronach sprzątanie apartamentów, obsługa najmu krótkoterminowego i obsługa check-outów. Jak policzyć potrzebną liczbę osób, pokazujemy w artykule jak policzyć obsadę pokojowych.

Planując okno, pamiętaj o kolejności. Najpierw lokale, do których goście przyjeżdżają najwcześniej, potem te z późniejszymi przyjazdami, a na końcu te, w których dziś nikt się nie melduje. Taka kolejność wymaga informacji o przyjazdach, dlatego dobrze, gdy osoba sprzątająca widzi ją razem z listą lokali, a nie dostaje jej telefonicznie w trakcie pracy.

Pokojowe prowadzi sprzątanie apartamentów za operatora. Rekrutujemy i zatrudniamy pokojowe, szkolimy je z checklisty Twoich lokali, układamy grafik na okna check-outów, zapewniamy zastępstwa i kontrolujemy każdy lokal: odhaczona checklista, zdjęcia po sprzątaniu, raport jakości. Godziny rozliczamy raz w miesiącu według ewidencji, jedną fakturą.

• plan Apartamenty: 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT, do 25 lokali albo pensjonat do 15 pokoi,
• check-outy w oknach, checklista i zdjęcia, zastępstwo do 24 h,
• panel z raportem jakości tygodniowym i dwoma kontami,
• stawka godziny od 64 zł netto + 23% VAT, większe portfolio w planach Obiekt i Hotel, pełny cennik.