Outsourcing housekeepingu czy własny zespół w porównaniu kosztów i ryzyk
Dział pięter to jeden z największych kosztów osobowych hotelu i jedno z największych źródeł codziennych problemów: rotacja, nieobecności, niegotowe pokoje o godzinie zameldowania. Dyrektor ma do wyboru trzy drogi: własny zespół zatrudniony bezpośrednio, ludzi z agencji pracy albo pełny outsourcing housekeepingu. W tym artykule porównujemy te modele wiersz po wierszu: kto rekrutuje, kto układa grafik, kto odpowiada za zastępstwo i jakość, jak wygląda koszt i gdzie są ryzyka. Nie podajemy procentów oszczędności, bo te zależą od Twojego obiektu. Pokazujemy, co policzyć, żeby odpowiedź była rzetelna.
Trzy modele prowadzenia działu pięter
Własny zespół oznacza, że hotel zatrudnia pokojowe bezpośrednio, najczęściej na umowę o pracę, i sam organizuje całą pracę: rekrutację, szkolenia, grafik, zastępstwa, kontrolę jakości. Kierownik housekeepingu jest pracownikiem hotelu.
Agencja pracy tymczasowej dostarcza ludzi. Formalnym pracodawcą jest agencja, ale organizacja pracy, szkolenie ze standardu, grafik i kontrola pokoi zostają po stronie hotelu. Hotel płaci stawkę za godzinę z marżą agencji.
Pełny outsourcing housekeepingu przenosi na dostawcę ludzi i organizację pracy. Dostawca rekrutuje, zatrudnia, układa grafik z obłożenia, zapewnia zastępstwa i kontroluje jakość według standardu obiektu. Hotel zamawia efekt i rozlicza go na fakturze. Tak działa Pokojowe, a szczegóły opisujemy na stronie outsourcing housekeepingu.
Porównanie odpowiedzialności wiersz po wierszu
Najprościej zobaczyć różnice w tabeli. W każdym wierszu pytanie brzmi: kto to robi i kto ponosi skutki, jeśli coś pójdzie źle.
Rekrutacja pokojowych
- Własny zespół
- hotel
- Agencja pracy
- agencja
- Outsourcing z Pokojowe
- Pokojowe
Pracodawca
- Własny zespół
- hotel
- Agencja pracy
- agencja
- Outsourcing z Pokojowe
- Pokojowe
Szkolenie ze standardu obiektu
- Własny zespół
- hotel
- Agencja pracy
- hotel
- Outsourcing z Pokojowe
- Pokojowe, według standardu obiektu
Grafik z obłożenia
- Własny zespół
- hotel
- Agencja pracy
- hotel
- Outsourcing z Pokojowe
- Pokojowe
Zastępstwo nieobecnej osoby
- Własny zespół
- hotel
- Agencja pracy
- hotel zgłasza, agencja szuka
- Outsourcing z Pokojowe
- Pokojowe, w czasie zapisanym w planie
Kontrola jakości pokoi
- Własny zespół
- hotel
- Agencja pracy
- hotel
- Outsourcing z Pokojowe
- Pokojowe: checklista, zdjęcia, supervisor
Ewidencja godzin
- Własny zespół
- hotel
- Agencja pracy
- hotel i agencja
- Outsourcing z Pokojowe
- Pokojowe, widoczna w panelu
Rozliczenie
- Własny zespół
- płace, ZUS, PPK, BHP
- Agencja pracy
- faktura za godziny
- Outsourcing z Pokojowe
- jedna faktura: abonament plus godziny
Elastyczność na szczyty
- Własny zespół
- nadgodziny albo nowa rekrutacja
- Agencja pracy
- zależnie od dostępności
- Outsourcing z Pokojowe
- rezerwa na szczyty w planie
Tabela pokazuje, że różnica między agencją a pełnym outsourcingiem nie leży w tym, kto podpisuje umowę z pokojową, tylko w tym, kto odpowiada za pokój gotowy na przyjazd gościa.
Koszt własnego zespołu, czyli co wpisać do rachunku
Porównując modele, najczęściej zestawia się pensję pokojowej ze stawką dostawcy. To porównanie jest mylące, bo pensja to tylko część kosztu własnego zespołu. Rzetelny rachunek zawiera wszystkie pozycje, także te, które w hotelu są rozproszone po różnych budżetach.
- wynagrodzenie brutto, nie niższe niż minimalna stawka godzinowa, w 2026 roku 31,40 zł brutto,
- koszty pracodawcy: składki ZUS, Fundusz Pracy, FGŚP, PPK,
- urlopy wypoczynkowe i zwolnienia lekarskie, za które płacisz, a pokoi ktoś musi posprzątać,
- rekrutacja: ogłoszenia, rozmowy, dni próbne, czas kierownika,
- szkolenie każdej nowej osoby i czas, zanim osiągnie tempo zespołu,
- badania lekarskie, szkolenie BHP, odzież robocza,
- czas kierownika na grafik, zastępstwa i kontrolę,
- nadgodziny w szczytach i nadwyżka etatów na wypadek nieobecności,
- koszt rotacji: każde odejście uruchamia rekrutację i szkolenie od nowa.
Dopiero suma tych pozycji, podzielona przez faktycznie przepracowane godziny w pokojach, daje koszt godziny własnego zespołu, który można uczciwie porównać ze stawką dostawcy.
Koszt outsourcingu housekeepingu w abonamencie i godzinach
W modelu Pokojowe koszt ma dwie pozycje. Pierwsza to abonament obsługi, który obejmuje organizację pracy, panel, kontrolę jakości i czas reakcji na zastępstwo. Druga to godziny według ewidencji, rozliczane raz w miesiącu.
- plan Apartamenty: 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT, stawka godziny od 64 zł netto + 23% VAT,
- plan Obiekt: 1 490 zł netto miesięcznie + 23% VAT, stawka od 59 zł netto + 23% VAT,
- plan Hotel: 3 490 zł netto miesięcznie + 23% VAT, stawka od 56 zł netto + 23% VAT,
- Sieci i duże hotele: wycena, umowa ramowa i SLA.
Stawka godziny zawiera wynagrodzenie brutto pokojowej, koszty pracodawcy i marżę. Rekrutacja, szkolenie, zastępstwa, rezerwa i kontrola nie są doliczane osobno. Dla hotelu 60 pokoi przy obłożeniu 75 procent rachunek wynosi około 760 godzin miesięcznie, czyli w planie Obiekt 1 490 zł plus 760 h razy 59 zł, razem 46 330 zł netto. Jak dojść do tej liczby godzin, pokazujemy w artykule jak policzyć obsadę pokojowych, a pełne plany są w cenniku.
Ryzyka każdego modelu
Koszt to jedno, ryzyko drugie. Dla dyrektora ważne jest nie tylko, ile płaci, ale też co się dzieje w dniu, w którym coś idzie nie tak.
Nieobecność w dniu z pełnym obłożeniem
- Własny zespół
- hotel szuka zastępstwa
- Agencja pracy
- hotel czeka na agencję
- Outsourcing z Pokojowe
- zastępstwo w czasie z planu: 24 h, 12 h albo 4 h
Rotacja
- Własny zespół
- pełny koszt po stronie hotelu
- Agencja pracy
- nowa osoba do przeszkolenia przez hotel
- Outsourcing z Pokojowe
- po stronie Pokojowe
Niegotowy pokój o godzinie zameldowania
- Własny zespół
- hotel
- Agencja pracy
- hotel
- Outsourcing z Pokojowe
- status i kontrola w panelu, reakcja dostawcy
Spadek jakości
- Własny zespół
- wykrywa gość
- Agencja pracy
- wykrywa gość albo kierownik
- Outsourcing z Pokojowe
- checklista, zdjęcia, raport jakości
Zmiana obłożenia
- Własny zespół
- etaty trudno zmniejszyć
- Agencja pracy
- godziny zmienne
- Outsourcing z Pokojowe
- godziny według ewidencji
Zależność od dostawcy
- Własny zespół
- brak
- Agencja pracy
- średnia
- Outsourcing z Pokojowe
- rezygnacja z końcem okresu, bez długiego kontraktu
Outsourcing nie usuwa ryzyka, tylko przenosi jego część na dostawcę i zapisuje ją w planie. Dlatego przy wyborze dostawcy warto czytać nie obietnice, tylko to, co jest w umowie: czas zastępstwa, sposób kontroli, dostęp do danych i warunki rezygnacji.
Kiedy własny zespół, a kiedy outsourcing housekeepingu
Nie ma jednej odpowiedzi dla każdego hotelu. Własny zespół ma sens, gdy obiekt ma stabilne obłożenie przez cały rok, doświadczonego kierownika działu pięter z czasem na zarządzanie i niską rotację. Wtedy koszty organizacji są już poniesione, a hotel ma pełną kontrolę.
Outsourcing ma sens, gdy obłożenie mocno się waha, rotacja jest wysoka, kierownik więcej czasu spędza na szukaniu ludzi niż na zarządzaniu, a skargi gości dotyczą czystości. Ma też sens w obiektach sezonowych i w apartamentach, gdzie praca skupia się w oknach check-outów. Model mieszany jest częsty: stały trzon własny i dostawca na szczyty, sezon albo część pięter. W planie Hotel prowadzimy dział pięter w całości albo w części.
- stabilne obłożenie, niska rotacja, silny kierownik: własny zespół,
- wahania obłożenia, rotacja, brak czasu na rekrutację: outsourcing,
- sezon, grupy, długie weekendy: outsourcing na szczyty,
- sieć obiektów: jeden standard i raport zbiorczy u jednego dostawcy.
Pytania do dostawcy przed decyzją
Zanim podpiszesz umowę z jakimkolwiek dostawcą obsługi działu pięter, zadaj kilka konkretnych pytań. Odpowiedzi pokazują, czy dostawca sprzedaje ludzi, czy odpowiada za efekt.
- kto jest pracodawcą pokojowych i na jakiej umowie pracują,
- ile wynosi czas zastępstwa i czy jest zapisany w umowie,
- jak wygląda kontrola jakości i czy widzę jej wyniki,
- czy pokojowe dostają co najmniej minimalną stawkę i czy marża jest doliczana, czy potrącana,
- jak rozliczane są godziny i czy mam dostęp do ewidencji,
- jaki jest okres wypowiedzenia i co dzieje się przy rezygnacji,
- kto jest administratorem danych osobowych i czy jest umowa powierzenia zgodna z RODO.
Odpowiedzi Pokojowe na te pytania są w FAQ i na stronie bezpieczeństwo i zgodność. Dla grup hotelowych opisujemy umowę ramową i SLA na stronie outsourcing personelu hotelowego. Pełną listę zapisów umowy i ceny za pokój znajdziesz w tekście firma sprzątająca hotele i co musi być w umowie.
Jak przejść z własnego zespołu na outsourcing housekeepingu
Zmiana modelu nie musi oznaczać rewolucji z dnia na dzień. Najbezpieczniej zacząć od części pracy, którą najtrudniej obsadzić samemu: weekendów, okna check-outów, sezonu albo jednego skrzydła hotelu. Po kilku tygodniach masz porównanie na własnych liczbach, z ewidencją godzin i raportem jakości, a nie na obietnicach.
Przed startem warto przygotować trzy rzeczy. Pierwsza to standard obiektu, czyli to, jak ma wyglądać pokój po sprzątaniu. Z niego powstaje checklista, którą będą odhaczać pokojowe. Druga to prognoza obłożenia na najbliższe tygodnie, z której dostawca ułoży grafik. Trzecia to jasne zasady współpracy z recepcją: kto zgłasza pokoje pilne, kto przyjmuje zgłoszenia usterek i jak przekazywane są statusy.
- zacznij od weekendów, sezonu albo części pięter,
- przekaż standard obiektu i uzgodnij checklistę,
- udostępnij prognozę obłożenia,
- ustal zasady z recepcją i działem technicznym,
- po kilku tygodniach porównaj godziny, koszt i raport jakości.
Obecni pracownicy działu pięter to osobny temat, który wymaga rozmowy i decyzji po stronie hotelu, zgodnie z kodeksem pracy. Model mieszany, w którym stały trzon zostaje, a dostawca przejmuje szczyty, często pozwala tę rozmowę odłożyć albo w ogóle jej uniknąć.
Co zyskuje dyrektor hotelu, a czego nie oddaje
Dyrektor, który przenosi dział pięter do dostawcy, zyskuje przede wszystkim przewidywalność: koszt jako jedna pozycja miesięczna, liczona z obłożenia, oraz czas zastępstwa zapisany w planie. Znika koszt rekrutacji i szkoleń po stronie hotelu, a kierownik, który wcześniej sam sprzątał pokoje w dni braków, może zająć się gośćmi i standardem obiektu.
Hotel nie oddaje przy tym kontroli nad standardem. To obiekt ustala checklistę, widzi status każdego pokoju, zdjęcia po sprzątaniu, godziny i koszt w panelu. Raport jakości jest dowodem standardu, który można pokazać właścicielowi, sieci albo marce.