Jak policzyć obsadę pokojowych z obłożenia i check-outów

Drugi element to czas pracy na jeden pokój. Sprzątanie po wyjeździe obejmuje pełną wymianę pościeli i ręczników, łazienkę od zera, odkurzanie, kurze, uzupełnienie wyposażenia i sprawdzenie, czy gość czegoś nie zostawił. Sprzątanie pobytowe jest krótsze: łóżko, łazienka, śmieci, uzupełnienie kosmetyków, ręczniki według polityki obiektu.

Do rachunku przyjmujemy 40 minut na pokój po wyjeździe i 20 minut na pokój pobytowy. To wartości robocze dla standardowego pokoju dwuosobowego. Apartament z aneksem kuchennym, pokój rodzinny albo apartament typu suite zajmie więcej, mały pokój jednoosobowy mniej. Najlepiej zmierzyć czasy w swoim obiekcie: przez kilka dni zapisywać, o której pokojowa weszła do pokoju i o której skończyła, osobno dla wyjazdów i pobytów. Ile te minuty kosztują w złotówkach za jeden pokój, rozpisujemy na stronie sprzątanie pokoi hotelowych z ceną za pokój.

• pokój po wyjeździe: w rachunku 40 minut,
• pokój pobytowy: w rachunku 20 minut,
• apartament z aneksem: więcej, zależnie od kuchni i liczby łazienek,
• część wspólna: w rachunku 10 procent czasu pokoi.

Weźmy hotel 60 pokoi i obłożenie 75 procent. To daje 45 zajętych pokoi. Zakładamy, że mniej więcej połowa z nich ma danego dnia wyjazd: 22 check-outy i 23 pokoje pobytowe. To obliczenie robocze, które pokazuje metodę, a nie dane konkretnego hotelu.

• 22 check-outy po 40 minut to 880 minut, czyli około 14,7 godziny,
• 23 pobyty po 20 minut to 460 minut, czyli około 7,7 godziny,
• razem pokoje: około 22,3 godziny pracy,
• plus 10 procent na części wspólne: około 2,2 godziny,
• wynik: około 25 roboczogodzin dziennie.

Przy takim obłożeniu przez cały miesiąc wychodzi około 760 roboczogodzin miesięcznie. To jest liczba, od której liczy się zarówno obsadę, jak i koszt działu pięter. Swoje dane możesz wpisać w kalkulatorze, który pokazuje, ile pokojowych potrzebuje hotel przy Twoim obłożeniu, liczbie wyjazdów i czasach na pokój.

Roboczogodziny trzeba zamienić na ludzi. Pokojowa na ośmiogodzinnej zmianie nie sprząta przez osiem godzin: część czasu zabiera odprawa, przygotowanie wózka, przejścia między piętrami, przerwa i przekazanie zmiany. Jeśli przyjmiemy, że na samą pracę w pokojach zostaje około siedmiu godzin, to 25 roboczogodzin dziennie oznacza trzy pełne zmiany i kawałek czwartej.

W praktyce hotel z takim obłożeniem planuje cztery osoby na dzień z wyjazdami albo trzy osoby na pełne zmiany plus jedną na krótszą zmianę w oknie check-outów. To drugie rozwiązanie jest tańsze, bo najwięcej rąk potrzeba między godziną wymeldowania a zameldowania, na przykład od 11:00 do 15:00, a rano i po południu pracy jest mniej.

Liczba osób na zmianie to jednak nie to samo, co liczba osób w zespole. Hotel działa siedem dni w tygodniu, a pokojowa pracuje zwykle pięć. Do tego dochodzą urlopy wypoczynkowe, które według kodeksu pracy wynoszą 20 albo 26 dni w roku zależnie od stażu, zwolnienia lekarskie i nagłe nieobecności.

Obsada policzona bez rezerwy działa tylko w dniu, w którym wszyscy przyszli do pracy. Pierwsza choroba albo urlop oznacza niegotowe pokoje, nadgodziny albo kierownika, który sam sprząta. Dlatego do liczby etatów wynikającej z roboczogodzin dolicza się rezerwę.

Rezerwę liczy się z trzech źródeł. Pierwsze to dni wolne w tygodniu: przy siedmiodniowej pracy hotelu każda pozycja na zmianie wymaga więcej niż jednej osoby w zespole. Drugie to urlopy, rozłożone w roku, ale w praktyce kumulujące się poza sezonem. Trzecie to nieprzewidziane nieobecności i szczyty: grupa, wesele w hotelu, długi weekend, kiedy prawie wszystkie pokoje mają wyjazd tego samego dnia.

• dni wolne w tygodniu przy pracy hotelu przez siedem dni,
• urlopy wypoczynkowe z kodeksu pracy,
• zwolnienia lekarskie i nagłe nieobecności,
• szczyty: grupy, imprezy, długie weekendy, sezon.

W Pokojowe rezerwa jest po naszej stronie. Zastępstwo nieobecnej pokojowej zapewniamy w czasie zapisanym w planie: do 24 godzin w planie Apartamenty, do 12 godzin w planie Obiekt, do 4 godzin w planie Hotel. Obiekt nie musi utrzymywać nadwyżki etatów na wszelki wypadek. Jak przygotować rezerwę na wakacje i ferie, opisujemy w tekście o tym, jak zaplanować obsadę pokojowych na sezon.

Kiedy znasz roboczogodziny, koszt obsady policzysz jednym działaniem. W modelu Pokojowe płacisz abonament obsługi i godziny według ewidencji. Dla hotelu 60 pokoi z rachunku powyżej odpowiedni jest plan Obiekt: 1 490 zł netto miesięcznie + 23% VAT abonamentu i stawka od 59 zł netto za godzinę + 23% VAT.

• abonament planu Obiekt: 1 490 zł netto + 23% VAT,
• godziny: 760 h razy 59 zł netto to 44 840 zł netto,
• razem: 46 330 zł netto miesięcznie, jedna faktura.

Stawka godziny zawiera wynagrodzenie brutto pokojowej, koszty pracodawcy i naszą marżę. Pokojowa dostaje całe swoje wynagrodzenie, nigdy poniżej minimalnej stawki godzinowej, która w 2026 roku wynosi 31,40 zł brutto. Marża jest doliczana, a nie potrącana. W tej kwocie mieści się rekrutacja, grafik, zastępstwa, szkolenie ze standardu i kontrola jakości, czyli koszty, które przy własnym zespole hotel ponosi osobno, często bez wpisywania ich do budżetu działu pięter. Pełne plany i stawki są w cenniku.

Większość problemów z obsadą bierze się z kilku powtarzających się uproszczeń. Każde z nich wygląda rozsądnie na papierze i każde kosztuje w dniu z pełnym obłożeniem.

• liczenie z liczby pokoi zamiast z zajętych pokoi i wyjazdów,
• jeden czas na każdy pokój, bez rozróżnienia wyjazdu i pobytu,
• pominięcie części wspólnych, korytarzy i wind,
• przyjęcie ośmiu godzin sprzątania na ośmiogodzinnej zmianie,
• brak rezerwy na dni wolne, urlopy i chorobowe,
• grafik ułożony na miesiąc bez korekty po zmianie prognozy obłożenia,
• brak kontroli jakości, przez co część pokoi trzeba sprzątać drugi raz.

Ostatni punkt jest często pomijany. Pokój, który supervisor cofnie do poprawki, zabiera czas dwa razy. Stała kontrola i jasny standard skracają poprawki, dlatego w każdym planie Pokojowe jest checklista obiektu, zdjęcie po sprzątaniu i kontrola jakości sprzątania pokoi.

W apartamentach na wynajem krótkoterminowy rachunek jest podobny, ale inaczej rozkłada się w czasie. Prawie każda praca to sprzątanie po wyjeździe, bo goście rzadko zamawiają sprzątanie w trakcie pobytu, a wszystkie wyjazdy wypadają w jednym oknie, zwykle między wymeldowaniem o 11:00 a zameldowaniem o 15:00 albo 16:00. Lokale leżą w różnych budynkach, więc do czasu sprzątania trzeba doliczyć dojazdy.

W efekcie w piątek i w niedzielę potrzeba kilku osób naraz na kilka godzin, a w środku tygodnia jednej albo żadnej. Obsady nie da się więc liczyć w etatach, tylko w oknach. To dlatego operatorzy apartamentów zamawiają u nas efekt, na przykład „Obsłużcie 180 check-outów w weekend”, a nie ludzi na stałe godziny. Więcej o tym modelu na stronie sprzątanie apartamentów, a o samym standardzie w artykule checklista sprzątania apartamentu.

Rachunek jest tak dobry, jak dane, które do niego wpiszesz. Obłożenie, liczbę wyjazdów i przyjazdów na każdy dzień masz w systemie rezerwacyjnym albo w PMS. Warto wyciągnąć je na co najmniej kilka tygodni do przodu, bo grafik układa się z wyprzedzeniem, a pokojowe muszą znać swoje dni pracy.

Czasy na pokój najlepiej zmierzyć samemu. Przez tydzień zapisuj godzinę wejścia i wyjścia z pokoju, osobno dla wyjazdów, pobytów i apartamentów. Odrzuć skrajne wartości, na przykład pokój po imprezie albo pokój, w którym gość spędził jedną noc i prawie niczego nie użył. Średnia z reszty to liczba, na której możesz planować.

• obłożenie, wyjazdy i przyjazdy: z systemu rezerwacyjnego albo PMS,
• czasy na pokój: z własnego pomiaru, osobno dla każdego typu pokoju,
• część wspólna: z listy stałych zadań na piętrach i w lobby,
• nieobecności: z ewidencji czasu pracy za ostatni rok.

W Pokojowe godziny każdej pokojowej trafiają do ewidencji widocznej w panelu, więc po kilku tygodniach masz własne, zmierzone czasy na pokój i możesz korygować plan na podstawie faktów, a nie szacunków.